Aging de recebíveis: como usar as faixas de atraso para cobrar aluguel

Na segunda-feira de manhã, o saldo a receber da carteira é um número só. Dentro dele estão o lojista que sempre paga no dia 12, a sala comercial que atrasou porque o boleto foi para o e-mail errado e a loja que não paga há quatro meses. Somados, os três parecem a mesma coisa. O aging de recebíveis é o que separa um do outro.

Para quem administra shopping, sala comercial ou galpão, ele é a ferramenta mais simples para decidir onde a cobrança deve gastar energia e quanto do saldo a receber de fato vai virar caixa.

O que é aging de recebíveis?

Aging de recebíveis é o relatório que distribui os valores a receber por idade, contada a partir do vencimento. Em vez de um total, você enxerga quanto está em dia, quanto está atrasado há poucos dias e quanto está parado há meses.

A lógica é simples: quanto mais velho o atraso, menor a chance de receber e mais cara a cobrança. Um título com cinco dias de atraso costuma se resolver com um lembrete. Um título com 120 dias provavelmente já pede negociação formal, garantia ou jurídico.

Quais faixas de atraso usar?

A divisão mais comum tem cinco faixas. Você pode ajustar, mas manter as mesmas faixas ao longo do tempo é o que permite comparar um mês com o outro.

Em shopping, onde o vencimento costuma ser o mesmo para quase todos os lojistas, a faixa de 1 a 30 dias tende a inchar logo depois do vencimento e esvaziar em seguida. Por isso o aging tirado no dia seguinte ao vencimento assusta mais do que deveria. O retrato que importa é o do fechamento.

Como montar o aging dos aluguéis

1. Defina a data de corte. Normalmente, o último dia do mês ou o dia do fechamento.
2. Liste os títulos em aberto nessa data, um por linha: locatário, loja ou unidade, imóvel, natureza (aluguel, encargos, fundo de promoção, multa), vencimento e saldo.
3. Calcule a idade de cada título: data de corte menos data de vencimento.
4. Distribua os saldos nas faixas e some por locatário, por loja e por imóvel.
5. Concilie o total com o contas a receber da contabilidade. Se o aging e o razão não batem, um dos dois está errado, e é melhor descobrir antes do fechamento.

Quando o contrato não define o prazo de pagamento, a Lei do Inquilinato (art. 23, I) estabelece que o aluguel e os encargos vencem até o sexto dia útil do mês seguinte ao vencido. Na prática, quase todo contrato comercial fixa uma data, e é ela que conta para o aging.

Que ação cada faixa pede?

O aging só vale alguma coisa se cada faixa disparar uma ação. Uma régua de cobrança simples, presa às faixas, evita que a cobrança dependa da memória de alguém.

• Antes do vencimento: lembrete com o valor e a segunda via. Corta boa parte dos atrasos de 1 a 5 dias.
• De 1 a 30 dias: contato direto com o responsável financeiro do locatário. A maioria dos casos se resolve aqui.
• De 31 a 60 dias: proposta de acordo por escrito, com prazo e condições claras. Conversa informal nessa faixa costuma virar promessa sem data.
• De 61 a 90 dias: notificação formal e revisão da garantia do contrato. Vale conferir se a apólice ou a fiança ainda cobre o valor devido.
• Acima de 90 dias: encaminhamento ao jurídico. A partir daqui, a decisão é de risco e de custo, e não só de cobrança.

Como o aging entra na provisão para perdas?

O aging é a base mais usada para estimar quanto do saldo a receber não vai entrar. Um método comum é aplicar um percentual de perda esperada por faixa, calibrado pelo histórico da própria carteira.

Exemplo (percentuais hipotéticos): se a política da empresa prevê perda esperada de 10% para a faixa de 31 a 60 dias e há R$ 40.000 nessa faixa, a provisão daquela faixa é de R$ 4.000. Repetindo a conta para cada faixa e somando, chega-se à provisão total.

O percentual por faixa e o método não são escolhas livres do financeiro. Eles dependem da política contábil da empresa e das normas aplicáveis, como o CPC 48 para perdas esperadas em recebíveis, e devem ser definidos com o contador.

O que o aging de aluguel tem de diferente?

O aging de uma operação de imóveis comerciais tem algumas armadilhas que o de uma empresa comum não tem.

• Concentração. Uma loja âncora pode representar sozinha uma fatia grande da receita. Um atraso dela muda o quadro inteiro, então vale olhar o aging também por locatário, e não só por faixa.
• Carência e desconto contratado não são atraso. Se o contrato prevê carência nos primeiros meses ou desconto temporário, o título precisa nascer com o valor certo. Lançar o aluguel cheio e "corrigir depois" cria atraso que não existe.
• Aluguel e encargos na mesma cobrança. Quando o boleto junta aluguel, condomínio e fundo de promoção, um pagamento parcial precisa ser distribuído entre as naturezas. Sem essa separação, o aging de aluguel e o de encargos ficam misturados.
• Acordos de parcelamento. Parcela de acordo tem risco maior do que aluguel corrente. Manter a marcação de origem ajuda a não confundir carteira renegociada com carteira saudável.

Na Weaver, o aging sai do próprio contas a receber, por locatário e por loja, sem precisar montar a planilha a cada fechamento.

Checklist do aging mensal

• A data de corte é a mesma todo mês.
• O total do aging bate com o contas a receber da contabilidade.
• Aluguel, encargos, fundo de promoção e multas estão separados.
• Carências e descontos contratados estão refletidos no valor dos títulos.
• Os cinco maiores devedores estão identificados, com responsável e próxima ação.
• Cada faixa tem uma ação definida na régua de cobrança.
• A provisão para perdas foi recalculada com o aging do fechamento.